Artigo 1° A OST se baseia na seguinte missão, visão e valores:

Seção I – AMBIENTE DE TRABALHO

Artigo 2° O ambiente de trabalho da OST é norteado pelo comprometimento de todos seus integrantes a sua missão, visão e valores, mantendo:

I – O engajamento da diretoria na promoção e manutenção da cultura de compliance;

II – O engajamento de todos os colaboradores na promoção e na manutenção da cultura de compliance;

III – A independência de seu consultor de compliance, bem como a garantia a não retaliação pelo cumprimento de suas funções;

IV – As contratações por práticas justas e não discriminatórias, com priorização do recrutamento interno sempre que possível como forma de propiciar oportunidade de crescimento, seguindo o fluxo de:

a) Levantamento interno do perfil e atribuições para o cargo;

b) Recrutamento;

c) Contato e negociação;

d) Entrevista para seleção;

e) Seleção de finalistas;

f) Entrevista com o Gestor;

g) Contratação;

h) Integração.

V – A Integração de novos colaboradores se dará por meio de socialização organizacional visando a demonstração dos conhecimentos, habilidades, informações e comportamentos queridos pela OST, seguindo o seguinte fluxo:

a) Pré-chegada: apresentação do novo colaborador à equipe de trabalho e demais colaboradores da OST;

b) Assimilação: apresentação da missão, visão, valores e trajetória da OST ao novo colaborador;

c) Política de Compliance: apresentação deste Código de Conduta e Ética, políticas específicas e termos de responsabilidade;

d) Introdução e Orientação do Trabalho: apresentação e entrega das ferramentas de trabalho como computador, celular e kit sustentável;

e) Criação dos canais de comunicação oficiais.

VI – O acesso a condições de trabalho adequadas;

VII – A valorização e estímulo ao crescimento pessoal e profissional;

VIII – O respeito à legislação brasileira e/ou internacional que influenciem as negociações;

IX – A atuação com responsabilidade e reconhecimento de possíveis erros cometidos, mediante a comunicação imediata à chefia;

X – A preservação da imagem pessoal junto a redes sociais;

XI – A não utilização do ambiente de trabalho físico ou virtual ou mesma das ferramentas de trabalho para armazenamento de objetos e informações pessoais;

XII – A defesa de um ambiente de trabalho colaborativo e seguro, de forma a repelir abusos e assédios moral e sexual, mesmo fora de espaço e horário de trabalho, bem como a intolerância a atitudes preconceituosas, sejam elas relacionadas a, por exemplo, cor, gênero, nacionalidade, opção sexual ou outra característica que envolva a liberdade de expressão do indivíduo;

XIII – O relacionamento afetivo entre diretores e/ou colaboradores de forma aberta para se evitar quaisquer constrangimentos e aberturas a assédios ou riscos à governança corporativa;

XIV – O uso obrigatório de e-mail institucional ou outro canal oficial da OST, em horário de trabalho, para troca de informações, com mensagens objetivas e se evitando o envio de correntes ou memes, exceto quando o ambiente de trabalho for favorável à descontração, amizade e companheirismo, situação esta em que não é vedado o envio de gifs, stickers, montagens, áudios, vídeos ou outras formas de expressão criativa que não ofendam outros colaboradores;

XV – O treinamento e a capacitação periódicas em assuntos de cultura anticorrupção e aplicação de tecnologia da informação na vida cotidiana – principalmente de seus efeitos em direitos individuais –, buscando preferencialmente o desenvolvimento de palestras e workshops abertos e com disponibilização de material para discussão guiada;

XVI – A ampliação da cultura de compliance a terceiros, sejam ele clientes, parceiros ou fornecedores;

XVII – A participação em cursos e/ou certificações sempre que disponíveis por opção do colaborador, mediante ciência e aceite da Política de Certificações e Permanência;

XVIII – A apresentação de sugestões, críticas ou denúncias por todas as pessoas, visando aprimorar a qualidade do Programa de Compliance;

XIX – O não acesso a conteúdos que não envolvam as atribuições de trabalho pela rede intranet ou internet, corporativas ou particulares, em horário de trabalho;

XX – O uso das ferramentas disponibilizadas pela OST, como celulares e notebooks, com cuidado e preservação de suas características, principalmente seguindo as orientações de seus fabricantes;

XXI – Fazer o registro de ponto, nos dias e horários condizentes com o contrato de trabalho, assim como, no período de almoço. Em caso de falha, justificativa deve ser encaminhada ao setor de Recursos Humanos;

XXII – O pagamento de reembolso somente mediante solicitação pelo sistema de trabalho e com autorização do gestor, sendo o desembolso pago semanalmente ou mensalmente, de acordo com o departamento;

XXIII – Adiantamento para despesas, somente em caráter de exceção;

XXIV – A não extensão da jornada de trabalho (com horas extras) sem expressa e inequívoca autorização da chefia imediata;

XXV – Compras de Equipamentos para o trabalho somente com aprovação prévia da chefia imediata;

XXVI – Os valores de reembolso e diárias de viagens a trabalho dentro dos limites da Política de Viagem e Diária;

XXVII – A responsabilização pelo bom uso dos equipamentos disponibilizados pela OST, sob pena de perdas e danos pelo mau uso;

XXVIII – A devolução imediata de equipamentos disponibilizados pela OST ao ser comunicado o desligamento.

Seção II – RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES

Artigo 3° O relacionamento da OST com seus fornecedores é norteado principalmente pelo(a):

I – Transparência de sua atuação;

II – Cumprimento das disposições contratuais estipuladas;

III – Observância de Programas de Compliance;

IV – Solicitações por canais oficiais de contato.

Seção III – RELACIONAMENTO COM OUTRAS EMPRESAS

Artigo 4° O relacionamento da OST com outras empresas, sejam elas parceiras ou não, é norteado principalmente pelo(a):

I – Elaboração e assinatura de instrumentos jurídicos contratuais escritos;

II – Respeito à legislação concorrencial, em especial a não prática de:

a) Fixação de preços ou de condições de venda em acordo com concorrentes;

b) Divisão de mercados ou de clientes entre concorrentes;

c) Acordo para controlar a pesquisa, o desenvolvimento tecnológico ou a produção;

d) Troca de informações concorrenciais sensíveis;

e) Cartel.

III – Ampliação da cultura de compliance;

IV – Sustentabilidade.

Seção IV – RELACIONAMENTO COM CLIENTES

Artigo 5° O relacionamento da OST com clientes é norteado principalmente pelo(a):

I – Elaboração e assinatura de instrumentos jurídicos contratuais escritos;

II – Observância da legislação consumerista;

III – Sustentabilidade;

IV – Busca dos melhores padrões de qualidade;

V – Uso de publicidade fundamentada na veracidade e clareza de informações, de forma a não induzir erro;

VI – Tratamento igualitário, fornecendo tanto quanto possível as melhores condições de mercado;

VII – Diálogo aberto e constante com todos os diretores e colaboradores;

VIII – A entrega ou troca de brindes e presentes em valores que não ultrapassem o montante de R$ 100,00 (cem reais), para não gerarem favorecimentos indevidos. Esse valor pode ser ultrapassado se o brinde ou presente for ser sorteado ou prêmio de alguma dinâmica proposta aos participantes do evento, como Bingo ou Quiz, ou mesmo desconsiderado se for em contexto de doação a entidades filantrópicas;

IX – A não utilização do cargo, função, posição ou influência com a finalidade de obter favorecimento para si ou para outras pessoas;

X – O afastamento de práticas de suborno, corrupção (ativa ou passiva), seja oferecendo/recebendo dinheiro ou quaisquer outros benefícios, para conquistar alguma vantagem indevida para si, para terceiros ou para a OST.

Seção V – RELACIONAMENTO COM O ESTADO

Artigo 6° A OST mantém política específica para o relacionamento com o Estado que, em geral, segue os seguintes parâmetros:

I – Marcação de agendas pelos canais oficiais e com a máxima transparência;

II – Apresentação de produtos de alta qualidade e reconhecimento técnico;

III – Colaboração transparente no desenvolvimento de estudos técnicos para adequação das soluções às estritas necessidades do órgão;

IV – Tratamento igualitário, fornecendo tanto quanto possível as melhores condições de mercado;

V – Diálogo aberto e constante com todos os diretores e colaboradores;

VI – A entrega ou troca de brindes e presentes em valores que não ultrapassem o montante estipulado pelo Órgão ou, quando não estipulada, o valor de R$ 50,00 (cinquenta reais), para não gerarem favorecimentos indevidos. Esse valor pode ser ultrapassado se o brinde ou presente for ser sorteado ou prêmio de alguma dinâmica proposta aos participantes do evento, como Bingo ou Quiz;

VII – A não utilização do cargo, função, posição ou influência com a finalidade de obter favorecimento para si ou para outras pessoas;

VIII – O afastamento de práticas de suborno, corrupção (ativa ou passiva), seja oferecendo/recebendo dinheiro ou quaisquer outros benefícios, para conquistar alguma vantagem indevida para si, para terceiros ou para a OST;

IX – Não doação em pré-campanha ou campanha de candidatos a cargos eletivos.

Seção VI – PROCEDIMENTOS DE DILIGÊNCIA PRÉVIA

Artigo 7° A OST adota mecanismos de diligência prévia, de forma que antecede o fechamento de qualquer tomada de decisão o(a):

I – Pesquisa em repositórios públicos, tal(is) qual(is):

a)  O registro de Dívida Ativa da Secretaria de Fazenda do Distrito Federal ou da Receita Federal,

b)  Cartório de Distribuição do Tribunal de Justiça do Distrito Federal, do Tribunal Regional Federal da 1a Região, Superior Tribunal de Justiça, Tribunal Superior Eleitoral, Tribunal Superior do Trabalho, Conselho Nacional da Justiça, Supremo Tribunal Federal e outros semelhantes,

c)  distribuição de processos no CADE e COAF,

d)  certidões em cartórios extrajudiciais, tais quais a de protesto de títulos executivos ou ônus de direitos reais em imóveis.

e)  tantos outros que disponibilizados pelas autoridades públicas.

II – Pesquisa em repositórios de inscrição de dívida, tais quais o SPC e o Serasa;

III – Pesquisa em repositórios internacionais, tal qual Wanted Person da Interpol e observatórios da OIT;

IV – Credenciamento e/ou autorizações em fabricantes para negociação de produtos;

V – Outros que necessários em vista da situação em concreto.

Artigo 8° A existência de situações negativas em qualquer uma das situações do artigo anterior não inviabiliza automaticamente a negociação, exigindo-se, todavia, a elaboração de matriz de risco para análise da situação em concreto e que a ciência da existência da situação conste do instrumento de Contrato, bem como o compromisso de sua resolução ou não interferência no negócio.

Parágrafo único: A produção de relatório de análise de riscos depende de decisão fundamentada, caso a caso, do diretor ou colaborador responsável pelo relacionamento.

Seção VII – TRANSPARÊNCIA

Artigo 9° A transparência da OST envolve:

I – Os seus setores de atuação;

II – Sua estrutura organizacional;

III – Suas equipes de trabalho;

IV – Os procedimentos de sugestão, crítica e denúncia no sítio eletrônico;

V – A demonstração de composição de salários e comissões individualmente aos colaboradores;

VI – A manutenção de registros contábeis entre os sócios;

VII – A manutenção de registros contábeis aos Órgãos de fiscalização do Estado.

Seção VIII – PROMOÇÃO DA CULTURA DE COMPLIANCE

Artigo 10° A OST mantém semestralmente a elaboração, produção e apresentação de palestra(s) ou webinário(s) sobre a cultura de compliance a qualquer pessoa;

Seção IX – TREINAMENTO E CAPACITAÇÃO

Artigo 11° A OST mantém treinamento e capacitação constante em temas relacionados a cultura de compliance e aplicação de tecnologia da informação na vida cotidiana –principalmente de seus efeitos em direitos individuais.

Parágrafo primeiro: Esse treinamento e capacitação se dará trimestralmente, com participação obrigatória de todos seus diretores e colaboradores.

Parágrafo segundo: Nesse treinamento e capacitação haverá a apresentação de situações que exigiram o acionamento de práticas de compliance para compartilhamento de experiências internas e otimização do programa de compliance.

Parágrafo terceiro: O conhecimento que será compartilhado estará sujeito a validação prévia ou posterior.

Seção X – INDICADORES

Artigo 12° A OST mantém política específica de observação de indicadores para gestão de risco.

Seção XI – GESTÃO DE RISCOS E MONITORAMENTO CONTÍNUO.

Artigo 13° A gestão de riscos e monitoramento contínuo leva em conta os indicadores da política específica de observação de indicadores.

I – O manejo dos dados advindos dos indicadores será feito em conjunto pela equipe de trabalho;

II – Para o manejo dos dados dos indicadores, o fluxo se iniciará com a identificação, seguirá para análise, passará para ação, continuará para o monitoramento e culminará no controle.

III – Para o manejo das informações, será utilizada em um primeiro momento a matriz SWOT, em que se identificará as forças e fraquezas da OST frente a situação em análise, bem como as oportunidades e ameaças que esta situação poderia causar.

Seção XII – AUDITORIAS

Artigo 14° A auditoria do Programa de Compliance poderá ser feita por qualquer pessoa ou órgão que apresente credenciais de conhecimento sobre os referenciais teóricos do compliance, podendo ser, ao final, incorporadas as críticas ou conclusões que não signifiquem retrocesso aos critérios de compliance deste Código.

Artigo 15° A OST tem condições de realizar auditorias junto a qualquer pessoa ou órgão e se resguarda ao direito de solicitar, sempre que entender necessário, para garantir a conformidade de suas relações a auditoria a terceiros, usando para tanto os critérios do Decreto 8.420/2015 e dos Regulamentos da Controladoria Geral da União – CGU.

Artigo 16° A violação a este Código de Conduta e Ética acarretará, após apuração em procedimento de investigação interna:

I – Advertência, em situações de baixo impacto, sendo que:

a) o colaborador terá arquivada a advertência em seu histórico profissional interno e instado a solucionar a situação o mais breve possível;

b) o fornecedor, outra empresa ou cliente será notificado da infração e instado a solucionar a situação o mais breve possível.

II – Suspensão contratual, em situações de médio impacto e quando existir a possibilidade de sua irreversibilidade, sendo que:

a) o colaborador ficará afastado por período razoável;

b) o fornecedor, outra empresa ou o cliente será notificado a apresentar plano de solução da infração em prazo razoável.

Parágrafo único: A suspensão de que trata a situação da alínea b, deste inciso, deve ser prevista em cláusula específica contratual e prever a suspensão de pagamentos.

III – Dispensa por justa causa de colaboradores, em situações de alto impacto;

IV – Resolução, rescisão ou resilição contratual, com acionamento de cláusulas penais e indenizações cabíveis, com fornecedores, outras empresas ou clientes, em situações de alto impacto.

Seção I – CANAIS INTERNOS E EXTERNOS DE SUGESTÕES, CRÍTICAS E DENÚNCIAS.

Artigo 17° A OST mantém disponível canal de recebimento de sugestões, críticas e denúncias através do envio de e-mail ao endereço eletrônico [email protected].

Seção II – TRATAMENTO DAS SUGESTÕES, CRÍTICAS E DENÚNCIAS.

Artigo 18° A OST tratará internamente as situações que lhe disserem respeito com base em procedimento interno de investigação interna ou encaminhará a sugestão, crítica ou denúncia à autoridade competente para adoção de medidas cabíveis.

Artigo 19° As alterações a este Código de Condutas poderão ser feitas desde que respeitado o não retrocesso de suas medidas de compliance seguindo o seguinte procedimento:

I – A iniciativa será de qualquer colaborador ou diretor e deverá ser encaminhada ao Consultor de Compliance;

II – A proposta de alteração será avaliada e receberá a opinião de um relator. Esse relator será qualquer um dos integrantes da OST escolhido mediante sorteio a ser realizado pelo Consultor de Compliance com a presença de, no mínimo, mais 2 (dois) integrantes da equipe;

III – O relator apresentará o relatório ao Consultor de Compliance para acolhimento ou não de forma fundamentada.

Parágrafo único: Deverão constar da análise do relator, no mínimo, o fundamento legal ou ético para a alteração, a compatibilidade da alteração com o Código de Condutas e Ética e Políticas específicas existentes e análise de riscos em matriz SWOT.

Artigo 20° A vigência deste Código de Condutas e Ética é por prazo indeterminado.